Site para Condomínio

A SmartPC desenvolveu o produto site para condomínio, uma solução completa para moradores, síndicos e administradores de condomínios. A solução consiste em:

um site público
site interno, acessível somente para moradores e síndicos
um sistema de gestão, com vários módulos, para alterar conteúdo, gerenciar o fórum, disponibilizar arquivos para download, cadastrar pagamentos e recebimentos, emitir boletos, fazer controle de fluxo de caixa etc.

O sistema é baseado totalmente em tecnologia Internet, não havendo necessecidade de fazer uma instalação. A gestão e todos os recursos estão disponíveis online. O uso do sistema todo é contratado com uma taxa mensal. Tem muitos recursos, veja detalhes abaixo.

Site Público

O site público é acessível a qualquer pessoa pela Internet. No site público o administrador ou síndico pode divulgar informações gerais sobre o condomínio, colocar endereço, mapa e números de contato, colocar fotos e outras informações gerais em relação à seu condomínio.

É possível criar usuários (por exemplo um corretor, um síndico, um morador) que podem gerenciar o conteúdo de determinadas seções. Por exemplo, é possível delegar acesso a um outro usuário que pode alterar somente as informações como lotes a venda, eventos públicos, ou qualquer informação que deseja disponibilizar.

O site público é o ponto de entrada para os moradores do seu condomínio. Os condôminos entram com login e senha, em caso de extravio de senha podem solicitá-la pelo site.

Site Interno/Área Restrita

Quando um morador efetua o login com usuário e senha, ele terá acesso ao site interno. O site interno é uma área restrita, com diversas informações como cadastro de moradores, lista de serviços, atas, regulamentos, informações sobre reuniões, dentre outros. As informações são disponibilizadas pelo administrador ou delegados por este a alguns usuários do site, por meio do gerenciador de conteúdo. Mas os moradores também podem fornecer informações no fórum, mural, cadastro etc.

Na área restrita o morador pode atualizar o próprio cadastro, cada morador defina as informações que deseja disponibilizar para os outros moradores. É possível ver a própria situação financeira e emitir segunda via de boleto para pagamentos em atraso. O morador pode ver quais funcionários do condomínio estão estão escalados para o trabalho e presente no condomínio no momento da pesquisa, caso o módulo do sistema de ponto eletrônico esteja sendo em utilizado pelo condomínio.

O morador pode emitir um balancete mostrando os custos de qualquer dos meses cadastrados. Os balancetes são calculados automáticamente baseado nos pagamentos e recebimentos cadastrados pelo gerenciador. Assim o morador terá uma visão das finanças do condomínio correta e completo. Uma outra opção é que cada morador pode enviar mensagens para outros moradores, sem expor endereços de email.

Na área restrita também tem a possibilidade de usar votação online. Quando um morador está logado, ele pode votar nos assuntos colocados pelo administrador. Veja mais abaixo na seção "assembléia com votação online".

Gerenciador de Conteúdo

O administrador ou síndico tem acesso ao sistema de gestão que tem muitas funções. Tanto o site público, quanto a área restrita são gerenciáveis por meio de um gerenciador de conteúdo, que é um sistema muito simples de utilizar, sem precisar de conhecimento técnico especializado. O gerenciador de conteúdo é um dos módulo de Inventory Light, que é o sistema de gestão. Veja seu layout:

Com o gerenciador é possível alterar ou acrescentar conteúdo como textos, imagens, aúdio, vídeo, eventos, calendário, dias comemoráveis, festas, álbum de fotos dentre outros. É fácil adicionar, remover e alterar opções, somente clicando e efetuando as modificações desejadas.

Além de alterar conteúdo, há possibilidade de alterar :

alterar cadastro de moradores
gerenciar assuntos para votação
gerenciar contratos
administrar a área financeira (recebimentos e pagamentos)
gerenciar saldos
gerenciar chamadas
enviar mensagens em lote para grupos ou todos moradores
emitir relatórios

O sistema tem um manual online.

Cadastro de Moradores

Após receber seu login e senha, cada condômino pode fazer seu próprio cadastro na área restrita, informando nomes dos moradores da unidade, datas de aniversário, crianças, veículos com placa, telefone, email de contato e uma foto da família e da casa. Também existe a possibilidade de busca em todos os cadastros. Assim, um morador pode facilmente descobrir quem é o dono do carro com placa ABC123, ou qual é o número de telefone da casa da criança que se feriu perto da sua casa. Cada morador tem a liberdade de cadastrar a informação que desejar compartilhar. Funcionários do seu condomínio, como porteiros por exemplo, podem ter também uma senha para acessar essas informações. É também uma forma de conhecer melhor quem mora no seu condomínio e até uma possibilidade de fazer contatos profissionais.

Quando contratado o módulo financeiro, cada morador também tem a possibilidade de ver a própria situação financeira:

Os meses pagos, não pagos e a vencer do morador logado são exibidos. Desta forma o morador é estimulado para ser adimplente. Também é possível para o morador ver balancetes, tanto para anos/meses passados, tanto o balancete do mês atual que ainda não foi fechado. Para esse recurso funcionar adequadamente, o administrador do site deve cadastrar os pagamentos e recebimentos no sistema. O sistema proteje a privacidade de todos, pois não permite a vizualização da ficha financeira dos demais moradores. Apenas o administrador do sistema tem acesso a este tipo de informação.

No ponto de vista do administrador do site, no sistema de gerenciamento permite a vizualização rápida dos moradores inadimplentes, verificar todos os pagamentos vencendo ou vencidos e permite enviar automaticamente, por email, uma cobrança para os moradores que tem pagamentos em aberto. Tem a possibilidade de emitir boletos, deixar moradores emitir uma segunda via de cobrança e também tem a integração com PagSeguro, com conciliação bancária automática. A administração financeira nunca foi tão fácil !

Agenda Interna

Na agenda interna o administrador pode colocar os eventos futuros, como por exemplo: um bazar, reunião com os moradores, assembléias, reservas de áreas públicas (salão de festas), um evento interno, dentre outros. Além disso, na agenda na área restrita aparecem automaticamente todos os aniversariantes, que são os moradores e filhos que se cadastraram na seção cadastro.

Serviços

Esta seção é dedicada a fornecer informações sobre pessoas que prestam ou prestaram serviços dentro do seu condomínio, como: jardineiros, diaristas, manicures, pintores, carpinteiros, pedreiros, restaurantes. Qualquer morador pode cadastrar um novo serviço para uma das categorias definidas pelo administrador. Compartilhar dados desta forma é muito prático e útil. E também oferece mais segurança contratando pessoas com referências.

O administrador tem controle total sobre todos os cadastros e pode fazer alterações/exclusões a qualquer momento.

Assembléia com Votação Online

Este recurso permite ao administrador do site colocar qualquer assunto online para ser votado pelos condôminos. Os moradores votam via internet e é possível ver quem mais está online, mas os votos são anônimos. O resultado final da votação pode sair no momento da assembléia ou num período de tempo, pré determinado pelo administrador. A cada lote/apartamento/loja/casa é computado 1 voto, sendo apenas permitido um voto por assunto/temática.

Downloads

O administrador pode disponibilizar arquivos para download, em qualquer formato como: .DOC ou .PDF ou .XLS por exemplo. Uma estrutura hierárquica pode ser criada, bem como no explorer do Windows, que é viualizado no site facilitando a navegação.

Mural

Cada morador pode deixar um recado no mural.

Fórum

O administrador pode definir os tópicos pelo sistema de gestão. Pode haver vários tópicos simultaneamente.

Para cada tópico, os moradores pode deixar comentários, assim gerando uma discursão virtual. Os assuntos discutidos e resultados podem ser úteis numa assembléia futura.

Para os moradores existe a possibilidade de enviar emails um para outro, para facilitar a divulgação de informações. O endereço real do email do destinatário nunca é exibido, a mensagem é enviada pelo site. O remetente da mensagem é sempre incluído na mensagem, mas sem mostrar o endereço de email.

Este mesmo recurso também existe no sistema de gestão. Só que tem mais:

pode criar grupos (por exemplo: Síndicos, Grupo de moradores responsável por um projeto etc) e enviar mensagens de uma vez para um grupo;
pode aplicar um modelo de layout. É possível criar um layout com o nome/imagem do condomínio, com endereço da Internet, que sempre é aplicado em todo email;
os emails gerados tem um link para fazer a desinscrição
pode incluir campos que são preenchidos automaticamente como: nome, login, senha. Desta forma pode enviar um email para todos moradores de uma vez, informando o seu login e a sua senha para entrar no site

Pagamentos e recebimentos

O módulo de gestão financeira por função de fazer cadastro de pagamentos e recebimentos. A cobrança do valor do condomínio pode ser gerada pelo sistema, permitindo gerar um boleto ou uma cobrança por PagSeguro.

Os recebimentos normalmente são as taxas condominiais. Essas taxas podem ser gerados de uma só vez usando a função contratos. Com esta função precisa definir uma vez um contrato (valor do condomínio) e aplicar os moradores no contrato. Com um clique num botão pode gerar os recebimentos de todos os moradores de uma vez. No sistema basta confirmar a data de pagamento de cada um e isto é visível para cada morador, seu dado individual, imediatamente no site.

Os pagamentos (custos de manutenção, funcionários, contas de energia, água etc) também podem ser incluidas com facilidade.

Cada pagamento/recebimento é referência a um determinado mês e ano e é sempre relacionado a um contrato.

Boletos

O sistema é capaz de gerar boletos de vários tipos de bancos. Atualmente trabalhamos com:

Banco Itaú
HSBC
Caixa Econômica
Bradesco
Santander
Bradesco

Outros bancos podem ser adicionados caso necessário.

O morador pode solicitar facilmente uma segunda via do boleto pelo site.

Fluxo de Caixa

O sistema de gestão permite fechar um balanço de um determinado período, usando os pagamentos e recebimentos cadastrados no sistema.

Em cada balancete há um saldo inicial, saldo do mês (que é a diferença dos créditos e débitos) e um saldo final, que é o valor dísponível para o condomínio.

Chamadas

Na área restrita do site, cada morador que efetuou o login, pode incluir uma nova chamada.

A chamada é como se fosse um email, com um assunto e conteúdo e pode também incluir um arquivo para anexar (por exemplo uma foto, um documento em Word etc). A diferença é que após de clicar em enviar, um número de protocolo é gerado e todas as respostas no assunto ficam vínculadas nesse protocolo.

Um email é enviado tanto para o morador tanto para o administrador do site com a confirmação da chamada. Depois o morador pode ir para listar chamadas para ver todas as chamadas dele. Assim ele pode acompanhar o processo de resolução da situação relatada.

Do ponto de vista do administrador, no sistema de gestão ele poderá visualizar todas as chamadas e aplicar uma prioridade a cada uma. Tudo é administrado e gravado, então assim é melhor para ver o histórico de situações já resolvidos e casos ainda não resolvidos/pendentes. Também é possível aplicar uma data de previsão de resolução do problema, que é já enviado por email para o morador. Pelo gerenciador o administrador é avisado quando a data de previsão está próximo a vencer o prazo de atendimento da chamada.

Outras pessoas que tem acesso ao sistema de gestão, como por exemplo um sub-síndico, um substituto de um síndico, este pode vizualizar a lista de chamadas, então todas as informações não são mais vínculadas a uma caixa de email de uma pessoa só. Assuntos são rastreáveis e fácilmente achados. Quando um morador ligar para o administrador, ele pode simplesmente falar o número do protocolo para achar todas as informações relativas ao assunto.

Sistema de Pontuação de Usuários

O sistema usa um método exclusivo para:

aumentar a participação de moradores nos assuntos do condomínio
diminuir o nível de inadimplência

O sistema é baseado em remuneração para quem é um bom morador (quem está mais ativo no site, deixa as contas do condomínio em dia, entre outros).

Marcação de Ponto Eletrônico

Com esta função é possível registrar o momento de início e término de serviço de funcionários, como porteiro, piscineiro, jardineiro, etc. Funciona da seguinte maneira:

o administrador cadastra cada funcionário como um usuário do sistema com login e senha.
cada usuário pode fazer o login, e recebe uma tela bem simples, com somente um botão "iniciar serviço" ou "finalizar serviço". Isto é gravado no database.
cada morador pode a qualquer momento exibir "quem está trabalhando no condomínio". A lista mostra os nomes e informações adicionais das pessoas atualmente no condomínio.
o administrador pode emitir um relatório com o total de horas trabalhadas

Para melhorar o controle, o sistema pode ser configurada para enviar um email cada vez que é feito um registro. Isso pode ser configurado por pessoa, permitindo controlar individualmente no caso de dúvidas ou fraudes.

A função pode ser usada num computador dedicado com acesso a Internet em algum lugar no condomínio (o lugar do ponto eletrônico) ou pode ser usado na portaria. Cada vez que alguem entra ou sai, o porteiro pode fazer o processo de "bater ponto", que é um processo rápido e simples e melhora muito o controle do condomínio e administração.

Demonstração

Quer ver como funciona?

Veja uma demonstração de um condomínio não existente, e veja como funciona o sistema para moradores, tanto para o administrador.

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